Ontwikkelen van een effectieve wervingsstrategie – een korte gids
Inleiding
Het aantrekken van toptalent* is een cruciaal aspect voor het succes van elke organisatie. Een goed uitgevoerde wervingsstrategie kan je helpen om de beste kandidaten aan te trekken, te beoordelen en aan te nemen om aan de huidige en toekomstige behoeften van jouw bedrijf te voldoen. Deze korte gids geeft een overzicht van de essentiële stappen die nodig zijn voor het creëren van een effectieve wervingsstrategie.
* Toptalent is natuurlijk een breed begrip. Talent is misschien een betere omschrijving.
Stap 1: Definieer je doelstellingen
Om te beginnen is het belangrijk om een beeld te hebben van de personeelsdoelstellingen van jouw organisatie. Definieer de korte- en langetermijndoelen, waarbij je rekening houdt met factoren zoals groeiprognoses, personeelsverloop en specifieke vaardigheidseisen voor verschillende functies. Niet alles hoeft direct volledig te zijn uitgewerkt, maar wel de elementaire delen.
Betrek ook gewenste cultuur in het definiëren van de doelstellingen: wie willen wij zijn, welke waarden vinden wij belangrijk, waar staan wij voor (en wat willen wij vooral niet zijn!). Speel met woorden en gedachten om een begin te maken en stel vooral de ‘waarom-vragen’.
Stap 2: Begrijp jouw doelgroep
Maak gedetailleerde kandidaatpersona’s om de ideale kandidaten voor uw openstaande posities te identificeren. Deze persona’s moeten informatie bevatten over kwalificaties, ervaringsniveaus, carrièredoelen en culturele fit binnen uw organisatie.
Werk de persona’s niet te gedetailleerd uit, want dan zal niemand passen (of je moet een team willen met kopiëen van zichzelf). Onthoud ook dat de persona’s een kapstok zijn om het gesprek met een sollicitant aan te gaan of een vacaturetekst op te schrijven.
Stap 3: Budgettoewijzing
Bepaal de financiële middelen die beschikbaar zijn voor uw wervingsactiviteiten. Wijs uw budget toe aan verschillende onderdelen van het wervingsproces, zoals vacatureplaatsingen, advertenties, wervingssoftware en uitzend- en recruitmentbureaus.
Onthoud dat zelf mensen aantrekken, vanuit kostenoogpunt het meest voordelig is.
Stap 4: Beoordeel jouw werkgeversmerk
Voer een beoordeling uit van jouw werkgeversmerk om de sterke en zwakke punten van jouw bedrijf als werkgever te identificeren. Bevraag medewerkers, klanten en toeleveranciers. Betrek ook sollicitanten in dit proces. Zij besteden immers tijd om te solliciteren bij jouw bedrijf. En of ze wel of niet worden aangenomen, feedback is een kunst om te ontvangen.
Feitelijk is jouw werkgeversmerk het visitekaartje van jouw bedrijf. Medewerkers vertellen, hopelijk, trots over hun werkgever. Gebruik de unieke elementen om personeel aan te trekken en jouw bedrijf te onderscheiden van andere bedrijven die ook vissen in de markt van personeel.
Stap 5: Functieomschrijving en vereisten
Ontwikkel (uitgebreide) functieomschrijvingen die een duidelijk overzicht geven van elke functie. Inclusief informatie over verantwoordelijkheden, kwalificaties, mogelijkheden voor loopbaanontwikkeling en voordelen.
De functiebeschrijving is de basis van iedere vacature en het helpt om taken en verantwoordelijkheden te bespreken met sollicitanten. Een sollicitant kan ook aangeven waarom hij/zij wel/niet vindt dat hij past. Dit is gelijk feedback over de sollicitant, maar mogelijk ook over de datering van de functieomschrijving.
Stap 6: Kies wervingskanalen
Selecteer geschikte wervingskanalen om jouw doelgroep effectief te bereiken. Dit kan het gebruik van een mix van vacaturesites, socialemediaplatforms, branchespecifieke websites en programma’s voor medewerkersverwijzingen omvatten.
Wij vinden overigens dat de eigen website het meest geschikte wervingskanaal is. Zorg dan ook dat deze volledig op orde is: vormgeving, taalgebruik, SEO etc. Iedere beetje serieuze sollicitant zal jouw website bekijken. Welk product/dienst biedt jij? Hoe pas ik daar in? Welke informatie kan ik daarop vinden? Past het beeld/imago/identiteit bij wat ik zoek c.q. verneem in de markt?
Stap 7: Gebruik technologie
Implementeer sollicitatietrackingssystemen (ATS) en andere wervingssoftware om het wervingsproces te stroomlijnen. Deze tools helpen bij het beheren van sollicitaties, het volgen van de voortgang van kandidaten, maar zorgt ook voor naleving van de privacywetgeving.
Aan de andere kant: technologie is niet een zaligmakende oplossing voor recruitment. Veel ATS-systemen hebben functionaliteiten die je niet gebruikt, maar waar je wel voor betaald. Soms is het eenvoudiger en efficiënter met bestaande middelen te werken; denk aan Excel, Google Sheets in combinatie met projectmanagement software die je mogelijk al gebruikt. En vaak heb je intern kundige medewerkers die graag meedenken en een oplossing als leuk programmeerproject zien. Dit verhoogt gelijk de betrokkenheid van collega’s rondom recruitment.
Stap 8: Programma voor medewerkersverwijzing (referral)
Stel een programma voor medewerkersverwijzing in en promoot dit om jouw huidige personeelsbestand te stimuleren gekwalificeerde kandidaten aan te bevelen. Referrals kunnen een waardevolle en kosteneffectieve bron van talent zijn.
Onthoud dat een referralprogramma niet altijd in de vorm van een geldbedrag hoeft te zijn. Je kan ook creatief worden. Bepaal een budget per doorverwijzing en/of per aanname en betaal dit niet uit in geld, maar in een verrassing. Een avondje uit voor de aanbrenger waarbij je gelijk zorgt dat er op de kinderen wordt gepast als papa/mama, sinds lange tijd, eens wat samen doen? Is je medewerker een mantelzorger, hoe zou je die kunnen helpen als dank voor de verwijzing? Met andere worden: niet alles hoeft in geld. Ga eens creatief nadenken!
Stap 9: Diversiteit en Inclusie
Creëer strategieën om een diverse pool van kandidaten aan te trekken. Gebruik inclusieve taal in vacatures, zoek actief naar kandidaten uit ondervertegenwoordigde groepen en zorg ervoor dat jouw selectieprocessen onbevooroordeeld zijn.
Maar sla niet door. De wereld is vol van diversiteit en inclusie en ‘woke’ bedrijven gaan er prat op hoe geweldig ze zijn. In de kern is diversiteit en inclusie het kijken naar vaardigheden van iemand zonder vooroordeel omtrent geloof, huidskleur, voorkomen en/of handicap. Zolang iemand goed is en past bij de waarden en cultuur, dan zou het vanzelf moeten lukken!
Stap 10: Kandidaten screeningproces
Ontwikkel een gestructureerd en consistent proces voor het beoordelen van kandidaten. Dit kan het bekijken van cv’s, initiële telefoonscreenings en vaardigheidsbeoordelingen of tests omvatten om de kwalificaties van kandidaten te evalueren.
Stap 11: Interview- en beoordelingsmethoden
Bepaal de soorten interviews (bijvoorbeeld gedragsgericht, technisch) en beoordelingen (bijvoorbeeld coderingstests, casestudies) die zullen worden gebruikt om kandidaten te evalueren. Train interviewers om effectieve en onbevooroordeelde interviews af te nemen.
Afhankelijk van de functie waarvoor iemand solliciteert, is er altijd een opdracht/assessment/test te bedenken waar deze persoon in de praktijk mee te maken krijgt. Een rollenspel in de vorm van een casus, is altijd leuk om te doen. Leg de situatie voor aan de sollicitant en vraag hoe hij/zij daarop zal reageren. En kantel de casus tijdens het gesprek. Maak het de sollicitant ook duidelijk dat het niet gaat om de juistheid van de antwoorden of opdracht, maar dat je zicht wil krijgen op hoe iemand denkt/werkt.
Stap 12: Betrokkenheid en communicatie
Stel duidelijke en tijdige communicatie met kandidaten gedurende het hele wervingsproces in. Het geven van feedback wanneer mogelijk en het handhaven van een positieve kandidaatervaring kan jouw werkgeversmerk verbeteren. Zo zal ook een afwijzing van de sollicitant toch resulteren in een positief beeld.
Stap 13: Evalueren en aanpassen
Beoordeel regelmatig de effectiviteit van de wervingsstrategie door metingen: de tijd gemoeid om de vacature in te vullen, de kosten per aanname en de kwaliteit van de aangenomen medewerkers. Maak indien nodig aanpassingen op basis van deze inzichten.
Stap 14: Naleving en juridische overwegingen
Zorg ervoor dat de wervingsactiviteiten voldoen aan arbeidswetten en -voorschriften.
Stap 15: Onboardingproces
Ontwikkel een onboardingproces om de soepele komst en integratie van nieuwe medewerkers in hun functie te vergemakkelijken. Stel duidelijke verwachtingen, bied de nodige training en bevorder sociale integratie.
Stap 16: Succes Meten
Definieer en volg belangrijke prestatie-indicatoren (KPI’s) met betrekking tot de wervingsinspanningen. Gangbare KPI’s zijn onder andere de tijd om in te vullen, bron van aanname, conversiepercentages van sollicitanten en retentiepercentages van medewerkers.
Stap 17: Voortdurende Leren en Ontwikkeling
Blijf op de hoogte van trends in de branche en best practices in werving. Investeer in de professionele ontwikkeling van het wervingsteam om hun vaardigheden te verbeteren en aan te passen aan veranderende marktomstandigheden.
Stap 18: Feedbacklus
Verzamel feedback van hiring managers, kandidaten en het wervingsteam. Gebruik deze feedback om gebieden voor verbetering in het wervingsproces te identificeren en noodzakelijke aanpassingen door te voeren.
Conclusie
Het ontwikkelen van een effectieve wervingsstrategie is een dynamisch en iteratief proces. Door hiervoor beschreven stappen te volgen en de aanpak voortdurend te verfijnen, kan je de mogelijkheid vergroten om talent aan te trekken en aan te nemen, wat uiteindelijk bijdraagt aan het langetermijnsucces van jouw bedrijf.
Deze gids biedt een eenvoudig overzicht voor individuen en organisaties die een sterke wervingsstrategie willen creëren. Het consequent implementeren van deze stappen met toewijding en aanpassingsvermogen, zal ervoor zorgen dat jouw organisatie voortdurend in staat is om de juiste kandidaten aan te trekken en aan te nemen.
